KARVANIS-DIENST / ADMINISTRATIEVE AUTOMATISERING

Administratieve automatisering voor kmo’s

Karvanis zet repetitieve taken en verspreide bestanden om in één helder proces: betrouwbare invoer, automatisch toegepaste regels en resultaten die meteen bruikbaar zijn.

Mijn behoefte beschrijven

01 / Voor welke behoeften?

Voor welke behoeften?

Is dit het juiste vertrekpunt?

Een taak keert terug en de regels zijn te beschrijven: automatisering kan een goed vertrekpunt zijn. Gaat de moeilijkheid vooral over goedkeuringen en gedeelde dossiers, dan kan ook een bedrijfsapplicatie nodig zijn.

Herhaalde invoer

Informatie centraliseren die door meerdere personen of in verschillende bestanden wordt ingevoerd.

Bedrijfsberekeningen

Uw regels, uitzonderingen en terugkerende controles automatisch toepassen.

Administratieve rapporten

Documenten, tabellen en exports genereren zonder handmatig herwerk.

02 / Een beheerste uitvoering

Een beheerste uitvoering

Ik vertrek van een concreet proces, test een eerste versie met u en ontwikkel de oplossing stap voor stap.

01Het echte werk observeren
02Met gebruikers prototypen
03Uitrollen, documenteren en begeleiden

Een voorbeeld van een eerste fase

Een maandrapport voorbereiden vanuit een bestand

Dit traject toont een mogelijke aanpak. De inhoud van uw project wordt bepaald op basis van uw werkwijze.

Gegevens ontvangen
Een afgesproken bestand vormt het vertrekpunt. Kolommen, formaten en verplichte informatie worden vooraf bepaald.
Controleren en berekenen
Onvolledige regels worden gemeld. De afgesproken berekeningen worden op bruikbare gegevens toegepast, met ruimte om uitzonderingen te controleren.
Het rapport opstellen
Het document verzamelt resultaten en aandachtspunten. De verantwoordelijke leest het na voordat het wordt gebruikt of doorgestuurd.

Het resultaat dat we controleren

De brongegevens terugvinden, de berekeningen begrijpen en een rapport verkrijgen dat overeenkomt met de samen goedgekeurde voorbeelden.

Wat de offerte moet verduidelijken

Het bestandsformaat en de verplichte gegevens
De berekeningen, uitzonderingen en controles
De rapportindeling en voorbeelden voor de controle
Hoe de verwerking start en hoe fouten worden hersteld

Terugkerende taken herkennen

Dezelfde informatie staat in verschillende bestanden, een rapport wordt maandelijks opnieuw opgebouwd of een formule moet vóór elke verzending worden nagekeken. Zulke situaties zijn een goed vertrekpunt om automatisering te onderzoeken. Ik bekijk de volledige taak: de bron, de betrokken personen en het gewenste resultaat.

Regels beschrijven vóór automatisering

Een bruikbare berekening houdt rekening met uitzonderingen. Een ontbrekend veld, een late correctie of een afronding kan het resultaat veranderen. Representatieve voorbeelden helpen om te bepalen wat automatisch kan en waarvoor menselijke goedkeuring nodig blijft.

Een afgebakend proces valideren

De eerste fase omvat een concrete keten: invoer, controle, berekening en vervolgens een document of export. Ik vergelijk de resultaten met de afgesproken voorbeelden. Zo kunnen de regels worden bijgesteld voordat de toepassing naar andere situaties wordt uitgebreid.

Het resultaat begrijpelijk houden

Automatisering moet controle makkelijker maken. Informatie voor nazicht, meldingen bij ontbrekende gegevens en correctiemogelijkheden maken deel uit van de behoefte. Samen bepalen we welke resultaten we in uw dagelijkse werk opvolgen.

Klantreferentie: tijdregistratie bij BX1

Voor BX1 bracht Karvanis tijdregistratie, berekeningen van urensaldi en administratieve exports samen in een applicatie die door 41 personen wordt gebruikt. Dit project toont hoe één gegeven verschillende stappen in de opvolging kan voeden.

Meer over deze realisatie

Vragen om vóór de start te bespreken

Hoeveel tijd vraagt een project?

De doorlooptijd hangt af van de werkprocessen, de beschikbaarheid van gegevens en de nodige koppelingen. Het eerste gesprek brengt die afhankelijkheden in kaart. Daarna bepalen we samen de omvang en validatiemomenten; een betrouwbare inschatting vereist inzicht in uw werkwijze.

Welk budget moet ik voorzien?

Het budget volgt uit de gekozen omvang: gebruikers, regels, schermen, gegevensmigratie en externe diensten. Beginnen met één prioritair proces maakt een bruikbare eerste fase bespreekbaar. Eventuele terugkerende kosten moeten samen met de offerte worden verduidelijkt.

Van wie zijn de code en de gegevens?

Op te leveren onderdelen, rechten op de code, licenties van derden en toegangsvoorwaarden horen in het contract. Ik bespreek deze punten vóór de start, zodat u weet wat wordt overgedragen en hoe u uw gegevens kunt terugkrijgen.

Hoe bereiden we de verdere werking voor?

Continuïteit vraagt passende documentatie, duidelijke afspraken over toegang en een procedure voor back-up en herstel. Onderhoud, hostingverantwoordelijkheden en een eventuele overdracht aan een andere partij worden volgens de behoeften van uw project afgesproken.

Rechtstreeks contact, tot en met de overdracht

Ik ontwerp en ontwikkel de oplossingen die hier worden voorgesteld. U overlegt rechtstreeks met de persoon die uw project uitvoert. Samen bepalen we de goedkeuringsmomenten, over te dragen toegangen en documentatie voor uw team.

Ook gegevensexport, back-ups en afspraken over onderhoud of overdracht aan een andere ontwikkelaar komen aan bod. We bepalen wat nodig is binnen de afgesproken omvang.

03 / CONTACT

Vertraagt een proces uw team nog?

Leg uit hoe het vandaag werkt. In een eerste gesprek van 30 minuten zoeken we samen een concrete eerste aanpak, vrijblijvend.